Case Study: Klinge Pharma
Wie ein mittelständisches Pharmaunternehmen die KI Nutzung in der gesamten Organisation erfolgreich ausrollt.
KI im Mittelstand
Klinge Pharma führte mit der Unterstützung von symbiofy KI im zweiten Anlauf erfolgreich im gesamten Unternehmen ein – von einem strukturierten Hackathon über eine praxisnahe Testphase bis hin zu kontinuierlichem Coaching.
nutzen KI intensiv täglich oder mehrfach wöchtentlich
sparen mehrere Stunden pro Woche durch die Nutzung von symbiofy.
Klinge Mitarbeiter sind überaus zufrieden mit der symbiofy.ai Toolbox.
*Ein NPS von 72 - gemessen daran, wie hilfreich und weiterempfehlenswert die Teilnehmenden das symbiofy-Tool einschätzen - ist bemerkenswert. Zum Vergleich: Der Branchendurchschnitt für B2B Software & SaaS liegt laut Retently 2025 NPS Benchmark bei 41. Werte über 70 bewegen sich auf dem Niveau globaler Tech-Marktführer.
ÜBER Klinge pharma
Ausgangslage
Ein Unternehmen mit Haltung - und einer konkreten Frage.
Klinge Pharma vereint verschreibungspflichtige und rezeptfreie Arzneimittel, Nahrungsergänzungsmittel und medizinische Kosmetik unter einem Dach - mit Marken wie Vomex und Physiogel, über 100 Mitarbeitenden und einem Umsatz, der in den letzten Jahren dynamisch gewachsen ist. Wer in diesem Tempo wächst und dabei regulatorische Anforderungen sowie Kommunikationsqualität ohne Kompromisse hält, kommt um effizientere Prozesse nicht herum. Gleichzeitig wächst der Druck auf Effizienz, schnellere Kommunikation und bessere Datennutzung. Die Frage war nicht, ob KI eine Rolle spielen würde. Die Frage war: Wie gelingt eine Einführung, die sich im Alltag bewährt und nicht nach wenigen Wochen wieder verstaubt? Einzelne Mitarbeitende hatten bereits Zugang zu öffentlichen Tools im Rahmen eines Pilotprojekts. Eine gemeinsame Struktur und abteilungsübergreifende Nutzung fehlten. Wissen blieb in Silos. Effizienzgewinne wurden nur teilweise realisiert.
Das KI-Einführungsproblem
Heraus-forderung
Regulatorisches Umfeld: KI-Tools müssen nicht nur leistungsfähig sein - sie müssen sicher, nachvollziehbar und compliant genutzt werden. Generische Consumer-Tools scheiden damit häufig aus. Heterogene Ausgangslage: Von der Medizinwissenschaft über das Performance Marketing bis zur Geschäftsführung unterscheiden sich die Anforderungen erheblich. Ein einheitlicher Ansatz greift zu kurz. Akzeptanz und Befähigung: KI wird nur dann dauerhaft genutzt, wenn Mitarbeitende sich sicher im Umgang fühlen. Ohne kontinuierliche Begleitung verpuffen selbst die besten Werkzeuge.
Die Lösung
Phase 1 - KI Hackathon
Am 18. Juni trafen sich 10 Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen zu einem eintägigen Workshop - kein Frontalvortrag, sondern hands-on. Im Format eines KI-Hackathons erarbeiteten die Teilnehmenden live, welche Aufgaben in ihrem konkreten Alltag durch KI unterstützt werden können. Das Ziel: keine abstrakte Theorie, sondern greifbare Use Cases und der erste Aha-Moment aus eigener Erleben.
Phase 2 - Testphase
Im Anschluss startete die 30-tägige Testphase mit der symbiofy KI Toolbox - ein strukturiertes Set an SymbioBots, Integrationen und Wissensdatenbanken, zugeschnitten auf Pharmaunternehmen.
Die meistgenutzten Features:
- Datenanalyse & Visualisierung - 72% der Teilnehmenden
- Outlook-Integration - 72% der Teilnehmenden
- Bilderstellung - 56% der Teilnehmenden
- Präsentationserstellung im Corporate Design - 52% der Teilnehmenden
44% der Teilnehmenden stiegen direkt über vorgefertigte SymbioBots ein. 20% erstellten bereits in der Testphase eigene Bots. Die Toolbox trifft verschiedene Reifegrade - ohne jemanden zurückzulassen.
Insbesondere Medical und Regulatory Teams profitieren von Pharmespezfische Integrationen:
- PubMed & Clinical Trials
- EMA Anbindungen
- EmbryoTox
- uvm.
Die Toolbox liefert über alle Abteilungen hinweg einen großen Mehrwert.
“Ich hätte nicht gedacht, wie viel das tatsächlich bringt – das merkt man erst, wenn man es selbst nutzt. Was mich wirklich überrascht hat: wie präzise die Antworten sind. Gerade im Medical-Bereich ist das keine Selbstverständlichkeit. Und ehrlich gesagt macht es auch einfach Spaß, diese Technik auszuprobieren, weiterzuentwickeln und in den Alltag zu integrieren”
Phase 3 - vollständiger Rollout
Nach der Testphase folgte der vollständige Rollout - begleitet durch kontinuierliches AI Excellence Coaching, und monatlichen Webinaren für Einsteiger und Fortgeschrittene, in denen Features, praxisrelevante Themen und Fragen gemeinsam besprochen werden. Das Team von symbiofy begleitet Klinge Pharma intensiv bei der Bot-Erstellung und -Optimierung. Denn die entscheidende Frage ist nicht, ob ein Tool gut ist. Die Frage ist, ob Menschen es wirklich nutzen, wenn die externe Begleitung endet.
Ein Ausschnitt aus den Bereichen, in denen symbiofy heute messbar Zeit spart:
- Das Medical-Team hat einen Bot erstellt, der bei der Beantwortung von HCP-Anfragen hilft (selbstverständlich DSGVO-konform).
- Mit dem Datenanalysten beschleunigt Marketing Marktanalysen um bis zu 60 %.
- Die Exportabteilung erfasst und wertet Verträge strukturiert aus.
“Nach dem Test von ChatGPT haben wir mit symbiofy den richtigen Partner gefunden: eine auf die Pharmawelt zugeschnittene Toolbox, die Teams wirklich mitnimmt. Besonders überzeugend war der Rollout, kein IT-Projekt von oben, sondern ein Prozess, bei dem die Leute selbst merkten, was funktioniert. Die Adoption kam schneller als erwartet, der Alltag hat sich spürbar verändert. Und das Potenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft.”
Klinge pharma
Ausblick
🧩 Skills - Das Team baut wiederverwendbare KI-Bausteine, die einmal entwickelt und abteilungsübergreifend eingesetzt werden. Standardisierte Skills für wiederkehrende Recherchen, regulatorische Textbausteine oder Compliance-Checks — kein doppelter Aufwand, sondern geteiltes Wissen, das sich mit jedem Einsatz verbessert.
🔗 Tiefere Integrationen - Mittelfristig wird geprüft, ob Kundendaten direkt aus dem CRM in KI-gestützte Kommunikation fließen können - kontextreich, ohne manuelles Nachpflegen. Das ist noch in Planung, aber der Richtung nach klar. Konkret umgesetzt wird bereits die vollständige Microsoft-Integration: Inkl. Outlook, OneDrive, etc. Teams Transcripts bereiten Meetings automatisch auf, dokumentieren Entscheidungen und strukturieren Action Items - bevor jemand das Meeting verlässt.
⚙️ Workflows - Der nächste Reifegrad sind keine einzelnen KI-Helfer mehr, sondern durchgängige Prozesse. Vom eingehenden HCP-Kontakt über die strukturierte Bearbeitung bis zur regulatorisch abgesicherten Antwort - vollständig KI-gestützt, aber menschlich verantwortet. Weniger Reibung. Mehr Kontrolle. Bessere Ergebnisse.
Human Intelligence Amplified by AI.
Klinge Pharma beweist, dass KI-Einführung im deutschen Mittelstand dann wirklich wirkt, wenn sie nicht als reines IT-Projekt verstanden wird. Es ist eine von Menschen getragene Kulturveränderung – und das macht den Unterschied.
Grundlage dieser Case Study ist eine interne Nutzerbefragung (n=25) bei Klinge Pharma GmbH nach abgeschlossenem Rollout der symbiofy KI Toolbox.
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